Charte de vie privée

Dernière mise à jour : le 1er décembre 2019

 

1. Parties et Objet de la Charte de vie privée

 

1.1.   Le Responsable du traitement est le LLN Juris Club ASBL, dont le siège se trouve à Louvain-la-Neuve (ci-après dénommé «le Responsable du traitement» ).

1.2. Le Responsable du traitement établit la présente Charte de vie privée dont l’objet est d’informer en toute transparence les Utilisateurs du site internet hébergé à l’adresse www.llnjurisclub.be, (ci-après dénommé « Site Internet »), de la manière dont leurs données personnelles sont récoltées et traitées par le Responsable du traitement. Les Utilisateurs devront nécessairement prendre connaissance de la Charte de vie privée en cochant la/les case(s) prévue(s) à cet effet sur le Site Internet et ce, conformément au point 5. 

1.3 Le terme « Utilisateur » fait référence à tout utilisateur, soit toute personne physique ou morale, qui consulte le Site Internet ou son contenu, qui insère des données personnelles sur le Site Internet, qui en télécharge des fichiers, les utilise, s’enregistre via tout formulaire disponible sur le Site Internet, ou contracte avec le Responsable du traitement.

1.4. A ce titre, le Responsable du traitement et/ou ses prestataires de services agissant en son nom et pour son compte détermine(nt) tous les moyens et finalités techniques, juridiques et organisationnelles du traitement des données personnelles des Utilisateurs. Le Responsable de traitement s’engage à cet effet à prendre toutes les mesures nécessaires pour garantir un traitement des données personnelles conforme à la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel (ci-après, la « Loi ») et au Règlement européen du 27 avril 2016 relatif à la protection des données des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le « RGPD »).

1.5. Le Responsable du traitement est libre de choisir toute personne physique ou morale qui traite les données personnelles des utilisateurs à sa demande et pour son compte (ci-après « le sous-traitant »). Le cas échéant, le Responsable du traitement s’engage à sélectionner un sous-traitant offrant des garanties suffisantes quant aux mesures de sécurité techniques et organisationnelles du traitement des données personnelles, au regard de la Loi et du RGPD. 

 

2. Traitement des données personnelles

 

2.1. L’utilisation du Site Internet par les Utilisateurs pourra entraîner la communication de données personnelles. Celle-ci résultera en tout état de cause du consentement de l’Utilisateur à communiquer ses données personnelles. Les données personnelles susceptibles d’être traitées sont visées au point 4. Le traitement de ces données par le Responsable du traitement, en sa qualité de Responsable du traitement, et/ou par les prestataires agissant en son nom et pour son compte sera conforme à la Loi et au RGPD.

2.2. Les données à caractère personnel seront traitées par le Responsable de traitement, conformément aux finalités citées au point 3, via :

 

  • le formulaire de contact sur le site internet ;

 

  • l’envoi d’enquête ou questionnaire par le responsable Service après-vente ;
  • les échanges de courriers électroniques ;
  • l’envoi de la facture et le traitement du paiement. 

3. Finalité du traitement des données personnelles

 

 

Conformément à l’article 13 du RGPD, les finalités du traitement des données personnelles sont communiquées à l’Utilisateur et sont les suivantes : 

  1. assurer l’exécution des services proposés et convenus sur le Site Internet ;
  2. assurer le contrôle de l’exécution des services proposés ;
  3. répondre aux questions de l’Utilisateur ;
  4. transmettre les devis, factures, ainsi que tout autre document pertinent en vue de l’utilisation de nos services ; 
  5. réaliser des statistiques afin d’améliorer le Site internet, les services proposés et l’organisation interne de fonctionnement du Responsable de traitement ; 
  6. assurer une comptabilité exacte et conforme aux prescrits légaux ; 
  7. assurer un suivi avec la clientèle en cas de nouvelle demande. 

 

4. Données personnelles susceptibles d’être traitées 

 

L’Utilisateur consent, conformément au point 5, lors de la visite et lors de l’utilisation du Site Internet, que le Responsable du traitement recueille et traite, selon les modalités et principes décrits dans la présente Charte, les données à caractère personnel suivantes: 

  1. Les informations des Utilisateurs qu’ils communiquent au Responsable du traitement à des fins contractuelles et pour permettre la bonne exécution des obligations réciproques, à savoir le nom, prénom, adresse, numéro IBAN et données bancaires, etc ; et plus généralement, toute information volontairement donnée par l’Utilisateur ;
  2. Les informations des Utilisateurs communiquées en remplissant des formulaires ou en contactant le Responsable du traitement par téléphone, adresse électronique ou autre moyen, par exemple le nom, l’adresse, l’adresse électronique et le numéro de téléphone des Utilisateurs ;
  3. En ce qui concerne chacune des visites des Utilisateurs sur le Site, les informations automatiquement recueillies sont :
    1. l’adresse IP, le type et le modèle de navigateur, le fuseau horaire, le système d’exploitation
    2. l’ensemble de l’information concernant les pages que l’Utilisateur a consultées sur le Site Internet, notamment l’URL, le temps de navigation, etc.
  4. Données sensibles
    1. Une donnée sensible est susceptible de pouvoir être utilisée dans le cadre du contrat passé entre l’Utilisateur et l’ASBL LLN Juris Club. Une donnée sensible est toute donnée définie comme sensible par le RGPD,  (exemple : opinions politiques, données de santé, etc). 
    2. Ces données sont traitées uniquement dans le cadre du contrat entre l’Utilisateur et l’ASBL, par le Responsable du dossier, les consultants actifs sur le dossier, le Responsable SAV du dossier, les administrateurs légaux de l’ASBL et le Data Manager. 
    3. Lorsqu’une donnée sensible doit être traitée suite à l’envoi de cette donnée par le client dans le cadre de sa demande, le Responsable du traitement redemandera spécifiquement le consentement de l’Utilisateur en précisant les finalités pour lesquelles ces données sensibles doivent être récoltées. Celles-ci seront effacées dès que la facture a été payée par l’Utilisateur. 
    4. En cas de refus de consentement quant au traitement de données sensibles, le Responsable de traitement supprimera toutes données sensibles envoyées et ne les traitera en aucun cas.

 

5. Consentement

 

5.1. En accédant au Site Internet et en l’utilisant, l’Utilisateur déclare avoir pris connaissance et avoir marqué son accord de façon libre, spécifique, éclairée et univoque au traitement des données à caractère personnel le concernant. Cet accord porte sur le contenu de la présente Charte.

5.2. Le consentement est donné par l’acte positif par lequel l’Utilisateur a coché la case proposant la Charte en lien hypertexte. Tout contrat liant le Responsable de traitement et un Utilisateur portant sur les services et biens proposés sur le Site Internet est subordonné à l’acceptation de la Charte par l’Utilisateur. 

5.3. L’Utilisateur consent à ce que le Responsable du traitement traite et recueille, conformément aux modalités et principes compris dans la présente Charte, ses données à caractère personnel qu’il communique sur le Site Internet et/ou à l’occasion des services proposés par le Responsable du traitement, pour les finalités indiquées au point 3.

5.4. L’Utilisateur a le droit de retirer son consentement à tout moment. Le retrait du consentement ne compromet pas la licéité du traitement fondé sur le consentement préalablement donné. L’exercice de ce droit est effectué conformément au point 9 de la présente Charte. 

 

6. Durée de conservation des données personnelles des Utilisateurs 

 

6.1. Conformément à l’article 5, §1, e) du RGPD, le Responsable du traitement ne conserve les données à caractère personnel que pendant le temps raisonnablement nécessaire pour permettre l’accomplissement des finalités pour lesquelles elles sont traitées. 

6.2. Les données à caractère personnel d’un Utilisateur sont conservées au maximum 10 ans après la fin de la relation contractuelle qui lie cet Utilisateur au Responsable du traitement.

 

7. Destinataires des données et divulgation à des tiers

 

7.1. Les données personnelles peuvent être transmises aux préposés ou collaborateurs du Responsable du traitement, situés en Belgique ou dans l’Union européenne, et qui collaborent avec le Responsable du traitement dans le cadre de la commercialisation de produits ou de la fourniture de services. Ils agissent sous l’autorité directe du Responsable du traitement, et sont notamment responsables de recueillir, de traiter ou de sous-traiter ces données. Les données personnelles pourront également être portées à la connaissance d’employés ou de collaborateurs de responsables si ces derniers en décident ainsi.

7.2. Dans tous les cas, les destinataires des données et ceux à qui ces données ont été divulguées respectent le contenu de la présente Charte. Le Responsable du traitement assure qu’ils traiteront ces données aux seules finalités prévues au point 3, de façon discrète et sécurisée. 

7.3. Les données des Utilisateurs ne seront pas divulguées à des tiers à des fins de marketing direct ou de prospection.

 

8. Droits des Utilisateurs

 

A tout moment, l’Utilisateur peut exercer ses droits en envoyant un message par courrier électronique à l’adresse datamanager@llnjurisclub.be ou une lettre par voie postale adressée à LLN Juris Club, Place de l’Université, 16, 4e étage, 1348 Louvain-la-Neuve, en joignant une copie de sa carte d’identité. 

 

8.1. Droit d’accès

 

8.1.1. Conformément à l’article 15 du RGPD, le Responsable de traitement garantit le droit d’accès à l’Utilisateur à ses données personnelles. L’Utilisateur a le droit d’obtenir l’accès auxdites données à caractère personnel ainsi que les informations suivantes:

  1. Les finalités du traitement ;
  2. Les catégories de données à caractère personnel concernées ;
  3. Les destinataires ou catégories de destinataires auxquels  les données à caractère personnel ont été ou seront communiquées, en particulier les destinataires qui sont établis dans des pays tiers ou les organisations internationales ;
  4. Lorsque cela est possible, la durée de conservation des données à caractère personnel envisagée ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
  5. L’existence d’une prise de décision automatisée, y compris un profilage, visée à l’article 22, paragraphes 1 et 4 du RGPD, et, au moins en pareils cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l’importance et les conséquences prévues de ce traitement pour la personne concernée.

8.1.2. Le Responsable du traitement peut exiger le paiement de frais raisonnables basés sur les coûts administratifs pour toute copie supplémentaire demandée par l’Utilisateur.

8.1.3. Lorsque l’Utilisateur introduit cette demande par voie électronique (par le biais de l’adresse électronique par exemple), les informations sont fournies sous une forme électronique d’usage courant, à moins que l’Utilisateur ne demande qu’il en soit autrement.

8.1.4. La copie de ses données sera communiquée à l’Utilisateur au plus tard dans le mois après la réception de la demande.

 

8.2. Droit de rectification

 

8.2.1. Le Responsable du traitement garantit le droit de rectification et d’effacement des données personnelles à l’utilisateur. 

8.2.2. Conformément aux articles 16 et 17 du RGPD, les données incorrectes, inexactes ou non-pertinentes peuvent être corrigées ou effacées à tout moment. L’Utilisateur peut en faire la demande auprès du Responsable de traitement. 

8.2.3. Conformément à l’article 19 du RGPD, le Responsable du traitement notifie à chaque destinataire auquel les données à caractère personnel ont été communiquées toute rectification des données à caractère personnel, à moins qu’une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés. Le Responsable du traitement fournit à la personne concernée des informations sur ces destinataires si celle-ci en fait la demande.

 

8.3. Droit à l’effacement

 

8.3.1. L’Utilisateur a le droit d’obtenir l’effacement de ses données personnelles dans les meilleurs délais dans les hypothèses énumérées à l’article 17 du RGPD.

Ces hypothèses s’appliquent lorsque: 

  1. les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière;
  2. l’Utilisateur retire le consentement sur lequel est fondé le traitement, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point a), ou à l’article 9, paragraphe 2, point a), du RGPD, et il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement;
  3. la personne concernée s’oppose au traitement en vertu de l’article 21, paragraphe 1, du RGPD et il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement, ou la personne concernée s’oppose au traitement en vertu de l’article 21, paragraphe 2 du RGPD;
  4. les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite;
  5. les données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale qui est prévue par le droit de l’Union ou par le droit de l’État membre auquel le Responsable du traitement est soumis;
  6. les données à caractère personnel ont été collectées dans le cadre de l’offre de services de la société de l’information visée à l’article 8, paragraphe 1 du RGPD.

8.3.2. Lorsque le Responsable du traitement a rendu publique les données à caractère personnel et qu’il est tenu de les effacer en vertu du paragraphe précédent, le Responsable du traitement, compte tenu des technologies disponibles et des coûts de mise en œuvre, prend des mesures raisonnables, y compris d’ordre technique, pour informer les autres responsables du traitement qui traitent ces données à caractère personnel que la personne concernée a demandé l’effacement par ces responsables du traitement de tout lien vers ces données à caractère personnel, ou de toute copie ou reproduction de celles-ci.

8.3.3. Les paragraphes 8.3.1 et 8.3.2 ne s’appliquent pas dans la mesure où ce traitement est nécessaire:

  1. à l’exercice du droit à la liberté d’expression et d’information ;
  2. pour respecter une obligation légale qui requiert le traitement prévu par le droit de l’Union ou par le droit de l’État membre auquel le Responsable du traitement est soumis, ou pour exécuter une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le Responsable du traitement ;
  3. à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

 

8.4. Droit de limitation du traitement

 

8.4.1. L’Utilisateur a le droit d’obtenir la limitation du traitement de ses données personnelles dans les hypothèses énumérées à l’article 18 du RGPD.

Ces hypothèses s’appliquent lorsque: 

  1. l’exactitude des données à caractère personnel est contestée par l’Utilisateur, pendant une durée permettant au Responsable du traitement de vérifier l’exactitude des données à caractère personnel ;
  2. le traitement est illicite et l’Utilisateur s’oppose à leur effacement et exige à la place la limitation de leur utilisation ;
  3. le Responsable du traitement n’a plus besoin des données à caractère personnel aux fins du traitement mais celles-ci sont encore nécessaires à la personne concernée pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
  4. l’Utilisateur s’est opposé au traitement en vertu de l’article 21, paragraphe 1, du RGPD, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par le Responsable du traitement prévalent sur ceux de la personne concernée.

8.4.2. Conformément à l’article 19 du RGPD, le Responsable du traitement notifie à chaque destinataire auquel les données à caractère personnel ont été communiquées toute limitation du traitement effectué, à moins qu’une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés. Le Responsable du traitement fournit à la personne concernée des informations sur ces destinataires si celle-ci en fait la demande.

 

8.5. Droit à la portabilité des données

 

8.5.1. Conformément à l’article 20 du RGPD, les Utilisateurs ont le droit de recevoir du Responsable de traitement les données à caractère personnel les concernant dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Les Utilisateurs ont le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans que le Responsable du traitement y fasse obstacle dans les cas prévus par le RGPD.

8.5.2. Lorsque l’Utilisateur exerce son droit à la portabilité des données en application du paragraphe précédent, il a le droit d’obtenir que les données à caractère personnel soient transmises directement d’un responsable du traitement à un autre, lorsque cela est techniquement possible.

8.5.3. L’exercice du droit, visé au paragraphe 1 du présent article s’entend sans préjudice du droit à l’effacement visé au point 8.3. Ce droit ne s’applique pas au traitement nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le Responsable du traitement.

8.5.4. Le droit visé au point 8.5  ne porte pas atteinte aux droits et libertés de tiers. 

 

8.6. Droit de plainte

 

8.6.1. L’Utilisateur dispose du droit d’introduire une plainte concernant le traitement de ses données personnelles par le Responsable de traitement auprès de l’Autorité de protection des données, compétente pour le territoire belge. De plus amples informations peuvent être trouvées sur le site internet :  https://www.autoriteprotectiondonnees.be/ 

8.6.2. L’introduction d’une plainte se fait aux adresses suivantes : 

Autorité de protection des données

35 Rue de la Presse

1000 Bruxelles. 

Tél. + 32 2 274 48 00 

Fax. + 32 2 274 48 35 

E-mail: contact@apd-gba.be

8.6.3. L’Utilisateur peut également introduire une plainte auprès du tribunal de première instance de son domicile.

 

9. Limitation de responsabilité du Responsable du traitement

 

9.1. Le site Internet peut contenir des liens vers d’autres sites internet détenus par des tiers non liés au Responsable du traitement. Le contenu de ces sites et le respect de ceux-ci au regard de la Loi et du RGPD ne relèvent pas de la responsabilité du Responsable du traitement. 

9.2. Le titulaire de l’autorité parentale doit donner son consentement exprès pour que le mineur de moins de 16 ans puisse divulguer des informations et/ou données personnelles sur le site Internet. Le Responsable du traitement conseille vivement aux personnes exerçant l’autorité parentale sur des mineurs de promouvoir une utilisation responsable et sécurisée d’Internet. Le Responsable du traitement ne peut être tenu responsable pour avoir collecté et traité des informations et données personnelles de mineurs de moins de 16 ans dont le consentement n’est pas effectivement couvert par celui de leurs parents légaux ou pour des données incorrectes -notamment concernant l’âge-  introduites par des mineurs. En aucun cas, des données personnelles ne seront traitées par le Responsable du traitement si l’Utilisateur précise qu’il est âgé de moins de 16 ans. 

9.3. Le Responsable de traitement n’est pas responsable de la perte, de la corruption ou du vol de données personnelles causés notamment par la présence de virus ou suite à des attaques informatiques dans le respect du point 10.

 

10. Sécurité

 

Le Responsable du traitement met en œuvre les mesures organisationnelles et techniques afin de garantir un niveau de sécurité approprié au traitement et à la récolte des données. Ces mesures de sécurité dépendent des coûts de mise en oeuvre au regard  de la nature, du contexte et des finalités du traitement des données personnelles. 

 

11. Modification de la Charte de vie privée

 

Le Responsable de traitement se réserve le droit de modifier la présente Charte afin de se conformer aux obligations légales en la matière. L’utilisateur est dès lors invité à consulter régulièrement la Charte de vie privée afin de prendre connaissance des modifications et adaptations. Une telle modification sera affichée sur le site Internet à des fins d’opposabilité. 

 

12. Droit applicable

 

La présente Charte est exclusivement régie par le droit belge. Tout litige sera porté devant les tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Nivelles, après une tentative de règlement à l’amiable du litige.